Akten archivieren und gesetzliche Auflagen erfüllen

Der Gesetzgeber, namentlich das Finanzamt, schreibt Unternehmen und Kaufleuten vor, wie lange sie ihre Geschäftsunterlagen aufzubewahren haben. In Großstädten ist Büroraum ein kostbares und teures Gut. Zu schade, um ihn als Museum für ältere Akten zu vergeuden. Auf der anderen Seite gibt es eben Dinge, die nicht einfach entsorgt werden können. Im Gegenteil: Für manche buchhalterischen Unterlagen sind bis zu 10 Jahre Aufbewahrungsfristen für Akten vorgesehen. Und Vertragsunterlagen mit laufender Gültigkeit sollten Kaufleute schon aus eigenem Interesse unbefristet archivieren. So gesehen sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eher so etwas wie ein Minimum. Denn welche Akten und Unterlagen ein Unternehmen zusätzlich archivieren will oder muss, übersteigt oft sogar die Anzahl der Papierordner, für die sich die Steuerprüfer der Finanzämter interessieren.

Wie werden Akten richtig eingelagert?

Vor dem Hintergrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten, die steuerrechtlich relevant sind, gelten für diese Akten zudem weitere Regeln. Diese sind für jedes Unternehmen bindend, ganz gleich welcher Größenordnung:

• Ordnung:
  Originaldokumente, die gemäß der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) der Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen nicht nur vollständig, sondern auch sinnvoll strukturiert und lesbar zur Verfügung gestellt werden. Sind diese Kriterien nicht erfüllt, können Finanzbeamte solche Unterlagen ablehnen – und legen zur Ermittlung möglicher Steuerschulden das Schätzverfahren an. Bisher ist noch kein Fall an die Öffentlichkeit gelangt, bei dem ein Unternehmen dabei gut abgeschnitten hätte.
• Sicherheit:
  Inwieweit Sie Pflichtdokumente vor Diebstahl und Elementarschäden schützen, obliegt Ihrer eigenen Verantwortung. Verluste von steuerrechtlich relevanten Dokumenten stellen vor dem Gesetzgeber keinen Grund dar, diese nicht trotzdem ordnungsgemäß vorlegen zu können. Es greift dann das bereits erwähnte Schätzverfahren.
• Zugriffsschutz:
  Kaufleute müssen dafür Sorge tragen, dass Akten nicht nachträglich manipuliert werden können. In einem größeren Betrieb mit vielen Mitarbeitern unterschiedlichster Verantwortung ist ein offen zugängliches Archiv ohne Zugangskontrolle zudem aus anderen Gründen problematisch.

Neben Akten, zu deren Aufbewahrung das Finanzamt verpflichtet, häufen sich in vielen Branchen noch ganz andere Werte an, die man lieber unter Verschluss hält: Patente und Geschmacksmuster, Skizzen, Konzepte und Entwürfe.

Welche wirtschaftlichen Vorteile hat die externe Aktenarchivierung?

Vor dem Hintergrund der Kriterien Ordnung, Sicherheit und Zugriffsschutz erweist sich das fachgerechte Auslagern von Akten, zum Beispiel in einem Self Storage Park, als eine in jeder Hinsicht kostengünstige Lösung. Ein abschließbarer Aktenschrank ist eine gute Idee für aktuelle Dokumentenordner im laufenden Geschäftsjahr. Als dauerhaftes Archiv geraten solche Lösungen schnell an ihre Grenzen. Denn sie werden schon nach ein paar Jahren zu erheblichen Platzfressern, stellen also eine unproduktive Fläche dar. Größenordnungen von mehreren Regalmetern werden schon in kleineren mittelständischen Bürobetrieben schnell erreicht. Irgendwann müssen komplette Büroräume ausschließlich für Archivierungszwecke zur Verfügung gestellt werden. Eine teure Angelegenheit, wenn man stattdessen lieber Mitarbeiter einstellen würde, die für mehr Umsatz sorgen könnten.

Welche Branchen profitieren besonders von externer Aktenarchivierung?

Erfahrungsgemäß zeigt sich, dass in fast allen Branchen die Karriere einer digitalen Datei dann doch meistens als Papierausdruck endet. Das papierlose Büro erfüllt sich eher bei einem sehr kleinen Prozentsatz von Unternehmen. Das gilt bei Vertragswerken mit Unterschriften ohnehin, aber auch für Planungsunterlagen wie Bauzeichnungen oder Projektskizzen. In einigen Beratungs- und Dienstleistungsbranchen konzentriert sich traditionell und auch zukünftig vieles auf Originalschriftstücke und Dokumente. Dazu gehören zum Beispiel:

• Anwaltskanzleien
• Unternehmensberater und Wirtschaftsprüfer
• Ingenieur- und Architekturbüros

Warum nicht gleich alles digitalisieren?

Das neue Zauberwort heißt: Digitalisierung. Allerdings ereignet sich auch dieser Service, den viele Dienstleister heute anbieten, keineswegs kostenlos. Wenn dann außerdem eine logische Struktur in die Archivierungsvorgänge einfließen soll, wächst sich das Digitalisieren zu einer kostspieligen Angelegenheit aus. Denn digitale Dateien sind nur dann schnell auffindbar, wenn sie zuvor verschlagwortet wurden. Und das geschieht nicht zu einem Preis pro Kilogramm, sondern pro Schriftstück und oft pro Seite. Zudem ist es so, dass nur ein sehr geringer Prozentsatz archivierter Dateien später einmal benötigt wird. Doch um welche es sich dabei handeln wird, weiß im Vorfeld niemand. Komplette Unternehmensarchive zu digitalisieren, kann im Zweifelsfall bedeuten, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. So gesehen ist es häufig einfacher und meistens preiswerter, den „Papierschatz“ einigermaßen sortiert einzulagern.

Welche Ordnungssysteme bieten sich für die Datenarchivierung an?

Unternehmen folgen in der Regel der einfachen Strukturierung nach Geschäftsjahren. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung sorgen bereits unterjährig dafür, dass Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Wareneingangs- und Ausgangsbelege ihren jeweils richtigen Ort im Jahrgangsordner finden. Steuerberater geben solche Strukturen in der Regel vor oder legen sie gleich selbst korrekt für ihre Mandanten an.

Farbleitsysteme können bei allen anderen Bedürfnissen helfen, aus vielen Ordnern den richtigen zu finden. Solche Leitsysteme, kombiniert mit entsprechender Beschriftung, lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien anlegen:

• Projekte/Warengruppen
• Kunden/Lieferanten
• Unternehmensbereiche
• Standorte

Fazit:

• Akten zu archivieren, ist für alle steuerrechtlich relevanten Dokumente eine ernst zu nehmende Pflicht.
• Externe Archivierungsmöglichkeiten können sich gegenüber der eigenen Inhouse-Lösung als wirtschaftlichere Variante herausstellen.
• Gegenüber der Digitalisierung im großen Stil kann sich ein leicht zugänglicher Archiv-Container als Kosten- und Zeitvorteil erweisen.
• In puncto Sicherheit erfüllen externe Self Storage Parks selbst höchste Ansprüche.